Sfat 1: Cum să depuneți dosare la trimiterea în arhivă
Sfat 1: Cum să depuneți dosare la trimiterea în arhivă
În conformitate cu articolul 17 din legea federală125-F3, cazurile de salariați concediați sunt supuși transferului în arhivă. Înainte ca documentele să fie predate, acestea trebuie să fie cusute, numerotate, produse și afișate pe copertă. Acest lucru ar trebui făcut de către un responsabil autorizat în domeniul resurselor umane.
Veți avea nevoie
- - director;
- - toate documentele;
- - un creion;
- - inventar;
- - inventarul de livrare.
instrucție
1
Transferarea cazului unui angajat pensionat în arhivădescompun documentele în ordine cronologică inversă. Aceasta înseamnă că atunci când ați fost angajat, ați făcut un dosar personal, prima foaie din care a fost o cerere de locuri de muncă. Când cazul este transferat în arhivă, prima foaie va fi o declarație de concediere.
2
Prin coaserea dosarului personal al unui angajat, simultanface un inventar al documentelor care urmează să fie anexate. Într-o chestiune privată pentru transferul tivul arhiva toate documentele disponibile: formular de cerere sau CV, copii ale documentelor educaționale, copii ale ordinelor de locuri de muncă, concedierea și alte ordine care au fost emise în cursul angajatului. Acestea pot fi ordine pentru a mări sau micșora salariile, transferul, privind executarea responsabilităților suplimentare, etc. De asemenea, atașați toate certificatele care au impus vreodată pe un angajat în organizația dumneavoastră, o copie a contractului de muncă, acorduri, reglementări referitoare la activitatea angajatului.
3
Coaseți fișierul în dosarul de directoare,numărul tuturor colilor din colțul din dreapta sus. Trebuie să faceți acest lucru cu un simplu creion. Deasupra, coase un inventar, semnați dosarul, introduceți codul alfabetic în litera inițială a prenumelui angajatului și, de asemenea, legarea dosarului cu cifre mari anul de concediere de la întreprinderea dvs.
4
Contabilitatea pentru anul concedierii pe care îl puteți petreceun angajat sau mai mulți, pensionat într-un an. Dacă cheltui reprezentând mai mult de o persoană, apoi adăugați la toate folderele personale fișiere într-un singur dosar și să semneze un an de disponibilizare pe coperta. Într-un singur dosar puteți stoca maximum 250 de coli. Fiecare caz complex este format nu numai de concediere, dar în ordine alfabetică a numelor de familie.
5
Când transferați toate fișierele în arhivă, efectuați livrareainventar. În prima coloană, se indică numerele de ordine ale cazurilor, în al doilea indice al tuturor cazurilor pentru nomenclatură. Cea de-a treia coloană este completată în funcție de titlurile titlurilor, a patra cu datele, a cincea cu numărul de coli, a șasea cu termenii de păstrare, a șaptea coloană pe care o puteți umple, dacă există note sau adăugiri.
Sfat 2: Cum să trimiteți documente în arhivă
Pregătirea și prezentarea cazurilor în arhivă - o parte integrantă a fluxului de lucru. Inregistrarea lor incepe in organizatie din momentul instituirii documentelor si se incheie cu transferul catre arhivă la sfârșitul anului calendaristic sau la termenul de valabilitate. În unele cazuri, cazurile sunt păstrate mai mult de un an. Acestea includ, de exemplu, documente, privind contul de personal.
instrucție
1
Pentru ca procedura să fie luată arhivă nu a durat prea mult timp, ar trebui să urmați regulile de înregistrare în timpul fluxului de lucru curent. La transferarea cazurilor la arhivă pentru depozitarea permanentă sau temporară este necesară cusatura documente, numerotați foile, completați inscripția finală, dacă este prevăzută de instrucțiunile de lucru, și faceți, de asemenea, un inventar intern.
2
În același timp, pe pagina de titlu a paginii arhivă numele indică numele organizației sau al întreprinderii, indicele în conformitate cu nomenclatorul cazurilor, data deschiderii și închiderii cazului, precum și perioada de stocare.
3
Documentele care urmează să fie livrate în arhivăsunt depuse într-un dosar separat cu un hardacoperi. Dacă documentul are o valoare specială, acesta nu este de obicei cusut, ci este pus într-un fișier sau plic și atașat casetei. La sfârșitul casei cusute și numerotate, este plasată o listă de verificare și, la început, un inventar intern. În acest caz, grosimea carcasei nu trebuie să depășească 40 mm, iar numărul de coli nu trebuie să depășească 250 mm.
4
Despre cazurile în care sunt stocate arhivăe continuu, dar și temporar, dar nu mai puțin de 10 ani, este pregătit un inventar pentru transferul cazurilor în arhivă. În același timp, documente, care sunt legate de contabilitatea personalului,un inventar separat este compilat. Acesta include numele de cazuri, fiecare dintre care este atribuit un număr de ordine, precum și un cod nomenclatural. Stocurile se fac în dublu exemplar, dacă rămân cazurile arhivăe. Dacă cazurile urmează să fie transferate către stat arhivă, trebuie să existe patru copii.
5
Lucrările care fac obiectul depozitării după finalizarea lor, de cel puțin 10 ani pot da un arhivă la discreția conducerii organizației. Necesitatea predării cazurilor va depinde de volumul de muncă arhivăa, frecvența referirii la documente vechi etc.
Sfat 3: Cum să depuneți un fișier personal pentru arhivă
Fișiere personale ale tuturor pensionarilor și pensionarilorangajații trebuie trimiși pentru arhivare (articolul 17 din Legea federală nr. 125-F3). Personalul departamentului de personal este obligat să pregătească dosarele cu documente și să le transfere unui angajat autorizat arhiva de la mână la mână.
Veți avea nevoie
- - dosare;
- - liant;
- - un creion;
- - inventar;
- transfer.
instrucție
1
Înainte de a preda cu atenție fișierele personale la arhivăsă pregătească toate documentele disponibile care au rămas în departamentul de personal după demiterea angajaților. Legislația stabilește anumite termene, în care trebuie să aveți timp pentru a transfera fișierele personale ale angajaților pentru depozitarea arhivelor. Acestea nu trebuie să depășească 12 luni de la concediere.
2
În fiecare caz, se descompune în sens inversordine cronologică. Dacă, în timpul angajării, prima pagină a fost o declarație scrisă de angajat cu privire la angajare, în documentele de arhivă prima pagină va fi o declarație scrisă pentru demitere.
3
Toate foile sunt stivuite în ordinea corectă, dosarul tiv, vă rugăm numărul în ordine. Pe o foaie separată, faceți un inventar. Sub numărul de serie, introduceți în ea toate foile sigilate ale fișierelor personale.
4
Scrieți inscripția pe toate paginile. Dacă depuneți un dosar personal pentru fiecare angajat separat, plasați-l într-un dosar din carton, scrieți cu majuscule literele prima literă a numelui de familie al angajatului și anul concedierii.
5
Atunci când se transferă fișiere în arhivă, este posibil să se adaugemai multe cazuri de salariați pensionați într-un singur dosar, dar numărul de coli în el nu ar trebui să depășească 250. Într-un dosar, ori câte ori numărul de salariați pensionați într-un an, ale cărui nume de familie încep cu aceeași literă. O astfel de înregistrare a fișierelor personale este cea mai des utilizată în întreprinderile mari, unde un flux mare de personal trece într-un an.
6
Pentru toate cazurile pregătite, facețilista de transferuri, care are o formă unificată. În coloana nr. 1 se notează numărul ordinal al fiecărui caz, în coloana nr. 2 - indicele fiecărui caz în funcție de nomenclatură, nr. 3 - denumirea rubricii cazului, nr. 4 - date, nr. 5 - Nr. 7 - completări sau note disponibile.
Sfat 4: Cum se face o acoperire de caz
Conform legislației actuale a Federației Ruse, personalproblema nu este pentru toți angajații. Această cerință este obligatorie numai în ceea ce privește funcționarii publici. Cu toate acestea, multe organizații comerciale au și această practică, în special în ceea ce privește acei angajați care dețin funcții de răspundere.
instrucție
1
Fișierul personal al angajatului este un dosar cutoate documentele necesare (cererea de angajare, un chestionar sau o fișă personală privind personalul contabil, o autobiografie sau un rezumat, o copie a ordinii de angajare, ordine de stimulare și penalități etc.). Prin urmare, pentru a face acest lucru, eliminați toate copiile necesare și luați originalul de la angajat.
2
Acoperirea dosarului personal trebuie întocmită de cătreFormular stabilit de GOST 17914-72. Este adevărat că, în prezent (în special în organizațiile comerciale), acest lucru nu este întotdeauna respectat. Dar, pentru a evita neînțelegerile și problemele cu autoritățile de supraveghere, este necesar să se asigure că coperta dosarului personal conține informațiile minime necesare.
3
În partea dreaptă sus a capacului, specificați ordinalulnumărul cazului (de obicei - numărul de personal). Este sub acest număr un dosar personal înregistrat în "Cartea" din registrul de fișiere personale. " Această carte trebuie să conțină următoarele informații: numărul de ordine, prenumele, prenumele, patronimicul angajatului, precum și data înregistrării cazului și data la care dosarul a fost scos din registru.
4
În unele organizații, în plus față de numărul cazului ordinal (time-table), casetele din colțul din dreapta sus al copertei sunt încă completate: "Nr. Fondului ____" și "Nr. Inventar ____".
5
În mijlocul copertei scrieți completnumele organizației. De exemplu, "Compania cu răspundere limitată" East ". Sub aceasta este denumirea abreviată a organizației: "OOO Vostok", și chiar mai mică - denumirea unității structurale în care lucrează angajatul. De exemplu: "Departamentul de aprovizionare". Aceste date indică: "Numărul fișierului personal ..." - în conformitate cu numărul de serviciu menționat în partea dreaptă sus. Imediat după aceasta, scrieți numele, prenumele și patronimul angajatului în cazul nominativ.
6
În colțul din dreapta jos al capacului dosar personal trebuie să fie astfel de înregistrări: - „Start Data“ - „data de încheiere“; - „pe foi _____“ - „Keep _______“.
Sfat 5: Cum să aplici pentru un CV
Angajator la alegerea candidaților pentru înlocuirevacanțele preferă să efectueze selecția inițială pe CV. Acest document vă reprezintă chiar înainte de interviu, astfel încât CV-ul să fie elaborat astfel încât angajatorul să fie convins de respectarea deplină a calităților, cunoștințelor și abilităților dvs. de afaceri cu cerințele unui loc de muncă gratuit.
instrucție
1
Înainte de a scrie un CV, este necesar să se determinestructura clară. Textul frumos și corect proiectat al oricărui document este mai bine perceput și analizat. Blocuri de informații diferite ar trebui să descrie subiectele lor specifice.
2
La începutul CV-ului trebuie plasate date cu caracter personal, inclusiv informații complete despre numele, prenumele, patronimicul, vârsta solicitantului. De asemenea, trebuie indicate informațiile actuale de contact.
3
Titlul poziției la care vă aflațipretinde, ar trebui să fie specificate imediat după informațiile personale. Este necesar să se acorde o atenție la coincidența completă a numelui de locuri de muncă, care este indicat de către angajator, deoarece scrierea greșită poate lăsa impresia greșită pe un CV.
4
Mai mult - informații despre dvs. ca specialist,care corespunde complet acestei ocupații. Oferiți informații despre cunoștințele și abilitățile dvs., precum și despre competențele de bază care sunt cele mai importante pentru obținerea unui loc de muncă.
5
Informațiile despre educație sunt importante. Este obișnuit să se indice instituțiile de învățământ și forma de instruire în ordine inversă, începând de la ultimul loc de studiu. Denumirea completă a instituției de învățământ, data admiterii și completarea acesteia, precum și calificarea acordată sunt raportate pe scurt.
6
Următorul punct este de a plasa experiențalucru. De regulă, managerul de personal este interesat de informații despre ultimele locuri de muncă pentru o perioadă de cinci până la zece ani. În descrierea experienței, informațiile ar trebui specificate în mod concret și pe scurt, și este de dorit să se indice, pe lângă îndatoririle îndeplinite anterior, realizările dumneavoastră.
7
Informații suplimentare sunt indicate în principalNumai în cazul în care specificul lucrărilor viitoare necesită acest lucru. Aceste informații pot include: prezența permisului de conducere, cunoașterea limbilor străine, experiența în domeniul echipamentelor informatice și de birou și așa mai departe. Informațiile suplimentare sunt, de asemenea, permise pentru a indica informații succinte despre starea civilă, despre hobby-urile active.
Sfat 6: Cum să executați documentele de livrare în arhivă
Executarea documentelor de arhivarese efectuează după sfârșitul anului. Astfel, documentele sunt pregătite pentru stocare în legătură cu regulile stabilite. În funcție de condițiile de depozitare, precum și de valoarea documentelor, cazurile sunt întocmite complet sau printr-un sistem simplificat.
instrucție
1
Faceți un nomenclator de cazuri pentru documentedepozitare temporară (până la 10 ani inclusiv). Verificați corectitudinea formării cazului (dacă nu există documente cu o durată de valabilitate permanentă). Ofertele sunt lăsate pe dosare, trebuie să fie sistematizate în funcție de nomenclatorul cazurilor și nu este necesară numărarea acestora. În arhiva cazului, ele sunt predate în conformitate cu nomenclatorul cazurilor.
2
Pentru depozitare pe termen lung (peste 10ani) se efectuează: 1. Cazuri obligatorii (depuse într-un dosar dur sau acoperă cu un fir puternic în patru perforări sau se pot împleti) .2. Numerotarea foilor (se execută cu un creion negru de grafit în colțul din dreapta sus, fără a atinge textul documentului) .3. Elaborarea unei inscripții verbale (specificați câte coli sunt legate, dacă există daune, semne și date) .4. Elaborarea unui inventar intern al documentelor (pentru cazuri cu documente deosebit de valoroase, cazuri personale, judiciare și de investigație etc.). La sfârșitul inventarului, indicați numărul de documente din dosar și numărul de coli din inventar. Înregistrarea tuturor detaliilor privind coperta cazului (numele instituției, subdiviziunea structurală, înregistrarea cauzei, titlul dosarului, perioada de păstrare a cazului.
3
Pe documentele permanente sau pe termen lungperioada de depozitare, face un inventar. Acesta ar trebui să includă un număr de caz individual și, de asemenea, să dezvăluie conținutul și compoziția acestuia în titlul dosarului. Inventarul trebuie să indice, de asemenea, perioada de păstrare a cazului. Indicați numărul de cazuri și numărul primei și ultimei cazuri, semnul și data. În cazuri individuale, se întocmește un inventar separat.
4
Transmiteți fișierele pregătite în arhivă. Un angajat al arhivei în prezența ta va verifica numărul de cazuri din nomenclatură sau inventar, va face o inscripție de verificare, va marca numărul de cazuri absente, va pune data acceptării și transferul cazurilor. Inventarul va fi sigilat cu semnăturile persoanelor care au efectuat acceptarea și transferul cazurilor.
Sfat 7: Cum să faceți o chestiune personală
Afacerea personală este o colecțiedocumente care conțin informații despre salariat din momentul semnării ordinii de angajare până la data eliberării ordinului de concediere. În țara noastră, este obligatorie să se desfășoare treburi personale numai pentru funcționarii publici. Cu toate acestea, majoritatea întreprinderilor și organizațiilor preferă să sistematizeze și să ia în considerare datele despre angajați.
instrucție
1
Fișierul personal, de regulă, conține următoareleinformații despre angajat: fișa personală privind evidența personalului, copii ale documentelor privind învățământul, o copie a ordinului și o cerere de muncă, un contract de muncă, modificări și completări la acesta, documente privind certificarea și formarea avansată, precum și alte documente solicitate de departamentul de personal copie certificat de căsătorie, certificat de naștere, pașaport, identitate militară etc.).
2
Dosarul personal al fiecărui angajat este executat înun dosar separat cu un capac de carton - un dosar. Se aplică următoarele detalii: numele, prenumele, patronimicul angajatului, data deschiderii cauzei. După ce angajatul este demis, dosarul personal este închis. Documentele trebuie să fie depuse în arhivă.
3
Afacerile personale închise sunt numerotate, compilateinventar intern al documentelor din dosar. Documentele din dosar sunt colectate în ordine cronologică - din momentul în care angajatul ajunge la data concedierii. În aceeași ordine, se face un inventar intern. Numerotarea listelor de inventar este separată de numerotarea documentelor din dosarul personal.
4
Fișierele personale ale angajaților sunt emise numai.supraveghetorul sau alte persoane ordonate de supraveghetor, precum și angajatul însuși. Informațiile stocate în dosarul personal sunt confidențiale și, prin urmare, nu sunt supuse dezvăluirii către persoane din afară. Este interzisă modificarea documentelor anterioare ale dosarului personal, precum și recuperarea acestora.
5
Departamentul de personal păstrează dosare acumangajați angajați. Documentele lucrătorilor concediați sunt transferate în arhivă. Sunt păstrate acolo timp de 75 de ani, iar dosarele personale ale managerilor, managerilor și persoanelor cu premii și grade sunt nedefinite.
Sfat 8: Care sunt responsabilitățile inspectorului departamentului de personal
Inspector resurse umane (Manager HRmunca de birou) se referă la personalul de întreținere. Are o lucrare responsabilă cu documente, care necesită abilități practice și cunoaștere impecabilă a legislației muncii. În ultimele decenii, sa făcut o distincție clară între funcțiile inspectorului departamentului de personal și alți specialiști în servicii de personal.
Responsabilitatea principală a inspectorului departamentului de personal estelucrați cu documente. A existat o perioadă în care a fost implicat în gestionarea documentelor, munca în birouri, admiterea intervievată, a acționat ca o autoritate de supraveghere a protecției muncii, a rezolvat probleme manageriale cu conducătorii departamentelor la întreprindere. Atunci când rolurile au fost distribuite între întreg personalul serviciului de personal, , drepturile și responsabilitățile inspectorului de resurse umane. O abordare de bază a documentelor și verificarea corectitudinii lor reprezintă ceea ce distinge experiența ofițer profesionist de personal.
